מסחרי-אזרחי

הנהלת חשבונות והנהלת חשבונות במיקור חוץ לעסקים קטנים

עורך דין מומלץ

שירותי הנהלת חשבונות, הנהלת חשבונות וביקורת במיקור חוץ הפכו לפתרון נפוץ יותר עבור עסקים קטנים כיום. למה? היתרונות, שפעם נהנו מהם רק חברות בינוניות וארגוניות, הופכים להיות מובנים לחברות קטנות יותר.

עם צוות חשבונאי עצמאי, למנכ”לים ולבעלי עסקים יש גישה לצוות בעל ידע ומיומן הפועל כדי לעזור לעסק שלהם להתנהל טוב יותר, לצמוח מהר יותר ולהרוויח יותר כסף. לרוב בחסכון משמעותי בעלויות לעומת בניית מחלקת הנהלת חשבונות פנימית.

מדוע חברות עושות מיקור חוץ?

חיסכון בעלויות, התמקדות בפונקציות הליבה העסקיות ופתרון בעיות קיבולת הם המניעים העיקריים למיקור חוץ. ארגונים מובילים משתמשים במיקור חוץ כדי להניע שינוי טרנספורמטיבי ולשפר את התוצאות העסקיות.

שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים

אז האם כדאי לשקול לבצע מיקור חוץ של הנהלת החשבונות?  מתי ומדוע כדאי לבצע מיקור חוץ של הנהלת החשבונות?

כמו בכל החלטה טובה, זה מתחיל בשקלול היתרונות והחסרונות כדי שתוכל להעריך אם חשבונאות במיקור חוץ מתאימה לארגון שלך.

יתרון מס’ 1: חסכוני יותר
שכירת שירות חשבות והנהלת חשבונות במיקור חוץ היא לרוב זולה יותר וחסכונית יותר מאשר העסקת צוות פנימי לטיפול בפונקציית הכספים. על ידי מיקור חוץ, אין לך עלויות תקורה המיוחסות להעסקת עובד, כגון חופשות בתשלום, ביטוח בריאות, פרישה, חופשה, שכירת עובדים וימי מחלה. כמו כן, הערך של מומחיות של צוות שלם, ולא רק אדם פנימי אחד (או יותר), כולל הפחתת הסיכון של אי ציות ופיננסיים לא מהימנים – במיוחד עבור עסקים קטנים יותר שמתחילים.

חסרון מס’ 1: עלויות נסתרות
עם כל שירות בתשלום, זחילת היקף יכולה להתרחש כאשר משימה אחת מסתיימת בכדור שלג למספר רב, וזה יכול לגרום לעלויות נוספות שלא היית מודע להן מלכתחילה (או שכחת מהן). הקפד להבהיר את מערכת היחסים שלך מחודש לחודש, ולהגדיר את הציפיות בהתחלה כדי שזה ימזער את הסיכוי שזה יקרה.

יתרון מס’ 2: גישה יזומה
כמנכ”ל, אינך רוצה לתפקד כאיש מקצוע פיננסי מיומן המפקח על הספרים. אתה רוצה לנהל את העסק שלך ולהתמקד בצמיחה הכללית ובחזון של החברה עצמה. זו הסיבה שיש לשרותי חשבות, צוות חשבונאי במיקור חוץ את היתרון של פרואקטיביות, שבה הם יכולים לזהות דגלים אדומים מבעוד מועד ולהודיע ​​לך על הוצאות ותזרים מזומנים, למשל. עיניים מאומנות על הכספים שלך בכל עת יכולה להביא לשקט נפשי ניכר, כמו גם את הביטחון הדרוש כדי לקבל החלטות פיננסיות אינטליגנטיות.

חסרון מספר 2: פחות שליטה
עם פרואקטיביות של צוות במיקור חוץ, יש אזהרה – אתה לא יכול ללכת במסדרון לשאול על כל אירוע פיננסי שמתרחש. כמובן, תוכל להתקשר למנהל החשבון שלך, לקבל עדכונים שבועיים ולקבל דוחות חודשיים, אבל זה מצריך אמון ביחסי מיקור חוץ שלך.

עבור בעלי עסקים, מסירת השליטה על הספרים יכולה לפעמים להרגיש לא בנוח. התחלה עם תהליך הדרכה מעמיק המגדיר תפקידים, מדיניות ונהלים מגדיר ציפיות ומבטיח שהתקשורת מגיעה בזמן.

יתרון מס’ 3: הפחתת סיכוי להונאה

הונאה היא תוצאה מצערת בהרבה עסקים קטנים עד בינוניים עם אדם אחד בראש החשבונאות. הסיבה לכך היא שקל לתפעל את הספרים, או שהוצאה מזויפת תיעלם מעיניו במשך חודשים, או אפילו שנים. ישנם מספר סימני אזהרה שיכולים להעיד על הונאה ולעיתים נובעים ממצוקה שעוברת עובד, שבה הם חשים לחץ כלכלי ולא יודעים מה עוד לעשות. אל תבטח רק בעיוורון בעובד שלך ללא כל שליטה או אחריות – זה סימן בטוח להשאיר אותך פתוח לרווחה להונאה.

עם שירותי חשבות והנהלת חשבונות במיקור חוץ, יש לך כמה זוגות עיניים על עיבוד העסקאות והדוחות שלך, מה שמספק בקרה פנימית מוגברת. אף על פי שלעולם לא ניתן לשלול הונאה ב-100%, צוות ייעודי עם מומחיות ספציפית בשיטות עבודה מומלצות לחשבונאות יהיה בסבירות גבוהה הרבה יותר לזהות חריגה מאשר אדם אחד שכנראה עמוס יותר מדי ועומס בעבודה.

חסרון מס’ 3: לא מקומי
יש כמובן יתרונות לעובד בבית שיענה על שאלות באופן מיידי. אמנם צוות במיקור חוץ זמין, אבל התשובות לא תמיד יהיו מיידיות. ייתכנו מגבלות מהיותך לא באותו משרד. אבל עם חברת רואי החשבון הנכונה במיקור חוץ, צריכה להיות להם מדיניות תקשורת טובה כדי להבטיח שהצוות שלך זמין וקל להגיע אליו. חשוב לשקול את האפשרויות לפי העדיפות הגבוהה ביותר – תגובה מיידית, או המסלול הנכון כדי לקבל את התשובות הנכונות.

אם לא תקבע לוח זמנים לתקשורת, וחלוקת האחריות עם הספק שלך במיקור חוץ, זה יהפוך מערכת יחסים במיקור חוץ לעכורה וקשה לניהול ברגע שהיא מתחילה. קח את הזמן כדי לדון בזה, כולל המטרות שלך עבור הצוות במיקור חוץ.

צוות חשבונאות ייעודי במיקור חוץ, ומכונת חשבונאות וירטואלית
מצוות הנהלת חשבונות מתקדם במיקור חוץ, לדיווח ניהולי ושירותי בקרה מותאמים אישית, שירות הנהלת החשבונות שלך במיקור חוץ נועד להגדיל את הצוות שלך ולשנות את תפקוד הכספים שלך. לא מדובר רק בשמירה על עמידה בכללי החשבונאות, אלא גם במתן פלטפורמה להנעת רווחים, לשיפור תזרים המזומנים ולהגדלת העסק שלך.